5 actions pour réduire l’absentéisme de vos clients

 

Bien souvent, si vous travaillez en ostéopathie, vous devez sûrement faire face à la triste et dure réalité de l’absentéisme. Comme beaucoup de monde dans divers secteurs, certains clients ont tendance à annuler leur rendez-vous à la dernière minute ou pire encore, à ne pas se présenter, et ce, sans préavis. Le problème est que ces absences perturbent la gestion de votre temps, des autres clients et de votre organisation en général (perte de revenus, trous dans l’emploi du temps, etc.), et empêchent votre croissance. Alors, voici 5 conseils judicieux pour réduire l’absentéisme et motiver vos clients.

  

1. Donner et partager toutes les informations nécessaires

Donner toutes les informations nécessaires à vos clients pour qu’ils viennent au rendez-vous est une tactique fiable pour éviter les annulations et/ou les oublis. Par exemple, lors de la confirmation du rendez-vous, assurez-vous de bien communiquer l'heure du rendez-vous, l'adresse et les informations de contact (telles que votre numéro de téléphone et votre courriel). Plus vous fournissez d’informations, moins vos clients auront d’excuses. C’est une technique simple, mais qui a fait ses preuves.

  

2. Envoyer des rappels sympathiques, mais efficaces

Vous pensez peut-être qu'il s'agit d'un conseil assez évident, mais vous seriez surpris de connaître l'efficacité de cette tactique, surtout si vous êtes très occupé. Selon les statistiques, il est fortement recommandé d’envoyer un rappel par courrier électronique personnalisé 72 heures à l’avance. De nos jours, nous avons tous tendance à être collés à notre téléphone, c’est un peu une extension de notre corps. Saviez-vous qu’en moyenne une personne consulte son smartphone 221 fois par jour. Donc, nous suggérons également d’envoyer un rappel par SMS environ 24 heures avant le rendez-vous. Par contre, évitez d’envoyer 114 rappels par courriel ou SMS, car vos clients risquent de s’énerver et d’annuler par pure frustration.

 

 

3. Utiliser un logiciel de rendez-vous en ligne

L’avenir c'est maintenant! Autrement dit, si vous vivez uniquement dans le monde des stylos et du papier, il est temps d’envisager l’utilisation d’un logiciel de gestion de rendez-vous en ligne. Utiliser un logiciel ou une plateforme de gestion et de prise de rendez-vous en ligne est une méthode simple et fiable pour réduire le taux d’absentéisme. Cela ouvre un éventail de possibilités -la gestion des reçus et le contrôle des annulations de dernière minute pour n’en citer que deux- et c’est bon un moyen de communication avec tous vos clients, mais plus particulièrement avec les jeunes générations férues de technologie qui préfèrent réserver en ligne pour la rapidité et la facilité d’utilisation. De plus, la plupart des plateformes de réservation en ligne proposent les rappels par courriels et SMS. En tant que gestionnaire ou propriétaire, cela vous permettra d'économiser du temps et de vous consacrer à votre métier.

Le conseil des pros : Stop à la surréservation! En règle générale, pour éviter de courir dans tous les sens, il est préférable d’espacer un peu vos rendez-vous. Dans le cas contraire, cela entraînera des temps d'attente prolongés pour les clients (et il faut vraiment éviter de perdre des clients à cause de ça, car ils ne reviendront pas).

 

4. Appliquer une politique d’annulation ferme

Une autre stratégie pour éviter les annulations et gérer efficacement votre emploi du temps consiste à mettre en place une politique d’annulation. Avant de prendre rendez-vous, vos clients devront accepter les conditions de votre politique d’annulation en vigueur. Pour être sûr que vos clients lisent et comprennent bien votre politique d’annulation, vous pouvez également l’inclure dans vos courriels de rappel personnalisés.

 

5. Reprendre rendez-vous en un clin d'oeil

Parfois, vos clients doivent annuler leur rendez-vous pour des raisons légitimes, il est donc impératif de simplifier le processus pour reprendre rendez-vous en cas de besoin. Un bon moyen de le faire consiste à offrir une liste d’attente intelligente en ligne grâce à laquelle les clients peuvent, en fonction de vos disponibilités, s’ajouter à un créneau horaire spécifique. De plus, lors de l'envoi de vos messages de rappel, vous pouvez ajouter un lien qui les redirigera vers la liste d'attente ou vers votre plateforme de prise de rendez-vous.

Le conseil des pros : c'est toujours une bonne idée de faire un suivi avec des clients qui annulent. Si, pour une raison ou une autre, ils ne reprennent pas rendez-vous après une annulation, vous pouvez envisager de faire un suivi. Ils vont apprécier cet effort et feront attention la prochaine fois qu’ils devront déplacer un rendez-vous.

 

Conclusion 

L’absentéisme et les annulations auront forcément un impact sur votre organisation et personne ne le souhaite, pas même les clients qui annulent. Quoi qu'il en soit, pour éviter les absences et réduire le taux d’absentéisme, vous devez toujours rappeler à vos clients pourquoi ils voulaient vous voir à la base, les informer de leurs prochains rendez-vous grâce aux rappels par courriels et SMS et, surtout, n’ayez pas peur d’utiliser une plateforme de réservation en ligne! Pour conclure, n’oubliez pas de simplifier le processus de prise de rendez-vous et n’hésitez pas à appliquer votre politique d’annulation si nécessaire. En suivant ces 5 étapes, vous allez réduire le nombre d’annulations et le taux d’absentéisme rapidement.

 

 

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